cal guardar tres còpies de cada document¿Quantes còpies cal guardar d’un document?

A l’estiu vaig fer neteja a fons a casa. Tenia la prestatgeria que no m’hi cabia res més i vaig decidir desprendre’m de, entre altres coses, algunes revistes. Entre elles vaig trobar diverses còpies d’un número en el qual havia escrit. Dubtava de quantes còpies guardar i una amiga meva bibliotecària em va donar una resposta ràpida i clara que em va convèncer: tres. Vet aquí les raones que va exposar:

  • Una còpia és per a ús quotidià (per consultar, per ensenyar a les visites)
  • Una altra és de recanvi (per si deixes la primera a algú o per si es fa malbé)
  • I la tercera ha de ser intocable (l’has de guardar a pany i forrellat per a la posteritat)

Va resoldre el meu dubte i li vaig fer cas. És clar que per a segons quins documents d’empresa les necessitats d’arxiu poden ser superiors. O que la falta d’espai i l’existència de versions digitals pot fer recomanable limitar les còpies a dues (o a una o a cap). Però, per norma general, tres exemplars em sembla un bon punt d’equilibri entre seguretat, espai i cost.

¿Vosaltres què en penseu?